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会議をマネジメントするフレームワーク

リハ部門でも色々な会議をやると思いますが
時間だけ経過して、決定が先送りされたり
目標がはっきりしなかったり…
ダラダラ会議になっていることってないでしょうか

今回は特に創造会議や問題解決会議の
フレームワークについて考えてみたいと思います
◆OARR(オール)
①会議の到達目標(Outcome)
まずこれは欠かせないですね
何を会議での到達目標に置くか
これをはっきりさせておかないと
論点がずれたり全く違う方向に
進んだりして、会議が長引く原因ともなると思います

②討議項目(Agenda)
目標の成果をあげるために
何を話し合う論点にするか
これも会議前に前もって決めておく必要があると思います
例えば
会議時に次回の会議の討議内容の検討と到達目標を
決定しておく
そして
あらかじめ、各人の意見を発散させられるよう
討議内容における意見と解決策聴取を
アンケートなど用いるのも一つの手かもしれません
その結果を
グルーピングしてまとめておく
会議本番ではその結果から
さらなる発散から集束していくために話し合う
最後にまとめて目標成果をあげる
これがわりとスムーズかつ
効率的に創造会議や問題解決会議を進める
ポイントだと思います

③会議規則(Rule)
その会議で参加する人が守るべき規則を定めておく
ことも会議がマネジメントしやすくなると思います
例えば
問題解決会議の場合
「必ず1人一回は発言する」
「否定的な意見を出さない」など

④役割分担(Role)
会議当日に
誰が進行役をするか
誰が書記をするか
誰が時間管理をするか
など役割を決めておくことも大切


会議では、
◆議題の内容
◆話し合いの進め方
に対する意見が出てくるため
両者を使い分けることが必要

何れにしても
“会議本番”よりもいかに
“会議前の準備”をしっかりするかが、
会議をマネジメントしていくために重要なこと
だと思います
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